Integrar el ERP con la tienda online: guía práctica para pymes

Integración del ERP con la tienda online: qué datos sincronizar, cómo conectar Holded, A3, Sage u Odoo con Shopify o WooCommerce y qué errores evitar.

Equipo de Viuzi

27 de agosto de 2026 · 12 min de lectura · Actualizado el 4 de octubre de 2026

Una tienda online que no está conectada con el programa de gestión obliga a alguien a copiar pedidos, actualizar stock y emitir facturas a mano. Con pocos pedidos al día es asumible. Cuando el volumen crece, aparecen las ventas de productos agotados, los precios desactualizados y las horas perdidas cada semana. Integrar el ERP con la tienda resuelve ese problema de raíz.

A continuación verás qué datos conviene sincronizar, las tres formas de conectar los sistemas, cómo se diseña una integración que no falla y los casos fiscales que más se olvidan. Al final hay una lista de comprobación para revisar una integración existente o encargar una nueva.

Qué significa integrar

Integrar es conseguir que dos sistemas intercambien datos de forma automática, sin intervención manual. En una tienda online, el ERP suele ser la fuente de verdad de productos, precios, stock y clientes, mientras que la tienda genera los pedidos. La integración mueve cada dato en la dirección correcta y en el momento adecuado.

La expresión «fuente de verdad» es la idea más importante de todo el proyecto. Para cada dato hay un sistema que manda. El otro solo recibe ese dato y nunca lo modifica. Cuando nadie lo decide, los dos sistemas acaban modificando el mismo precio o el mismo stock y la integración copia el error de un lado a otro.

Qué datos conviene sincronizar

Dato	Dirección habitual	Frecuencia recomendada
Catálogo de productos	ERP → tienda	Al cambiar
Precios y tarifas	ERP → tienda	Al cambiar
Stock	ERP → tienda	Cada pocos minutos o en tiempo real
Pedidos	Tienda → ERP	En el momento de la compra
Clientes	Tienda → ERP	Con cada pedido
Estado del envío	ERP → tienda	Al cambiar
Facturas	ERP → cliente	Al emitirse

No todas las empresas necesitan sincronizar todo desde el primer día. Lo más rentable suele ser empezar por el stock y los pedidos, que son los que generan más errores y más trabajo manual. El catálogo puede seguir cargándose a mano en la tienda durante un tiempo si cambia poco, porque las descripciones y las fotos suelen vivir mejor en la tienda que en el ERP.

Datos para empezar: Stock y pedidos
Sincronización de stock recomendada: Minutos
Plazo típico a medida: 4-8 semanas

El caso de los clientes

Los clientes merecen una decisión aparte. Un cliente que compra por primera vez en la tienda nace en la tienda y la integración lo crea en el ERP con su pedido. Un cliente profesional con tarifa propia suele nacer en el ERP y la tienda tiene que reconocerlo cuando inicia sesión para mostrarle sus precios. Mezclar los dos casos sin reglas claras produce clientes duplicados en el ERP, uno por cada forma de escribir su correo o su NIF.

Tres formas de conectar los sistemas

Conectores ya hechos

Muchos ERP y plataformas de comercio tienen conectores en sus mercados de aplicaciones. Son rápidos de poner en marcha y económicos porque están pensados para los casos comunes. Si tu negocio tiene tarifas por cliente, productos con variantes complejas o varios almacenes, es probable que se queden cortos. Antes de contratarlo conviene probarlo con tus pedidos más complicados y no con los más sencillos.

Plataformas de automatización

Herramientas como Make o Zapier permiten crear flujos entre aplicaciones sin programar. Funcionan bien para volúmenes bajos y procesos sencillos. Con muchos pedidos, el coste por operación crece y los errores son más difíciles de rastrear, porque cada flujo vive en una pantalla distinta y nadie tiene una vista de conjunto.

Integración a medida

Un desarrollo propio conecta las API de los dos sistemas con las reglas exactas de tu negocio. Exige más inversión inicial. A cambio es la opción más robusta cuando el volumen es alto o las reglas son particulares. Además, puedes añadir controles que los conectores genéricos no ofrecen, como avisos cuando un pedido no se ha sincronizado o un panel con el estado de cada envío.

Criterio	Conector	Automatización	A medida
Puesta en marcha	Días	Días o semanas	Semanas
Coste inicial	Bajo	Bajo	Medio o alto
Coste con mucho volumen	Fijo	Crece por operación	Fijo
Reglas particulares	Limitadas	Algunas	Todas
Diagnóstico de errores	Según el conector	Difícil	Diseñado a propósito

Los programas de gestión más habituales en España

En la pyme española es frecuente encontrar Holded, A3, Sage, Odoo, Microsoft Dynamics o SAP Business One. La mayoría ofrece una API para leer y escribir datos, aunque con diferencias importantes en documentación, límites de uso y calidad. Antes de presupuestar una integración, un proveedor serio revisa la API de tu ERP concreto y su versión, porque de ella depende buena parte del trabajo.

En el lado de la tienda, Shopify, WooCommerce y PrestaShop son las plataformas más comunes y todas exponen una API madura. Shopify y WooCommerce envían además webhooks: avisos automáticos que la tienda manda a la integración en cuanto ocurre algo, como un pedido nuevo o un reembolso. Con webhooks la integración reacciona en segundos en vez de preguntar a la tienda cada cierto tiempo.

Importante

Los límites de uso de las API son reales. Cada plataforma limita cuántas peticiones acepta por segundo o por minuto. Una integración que actualiza el stock de miles de productos de golpe tiene que repartir las peticiones o usar las operaciones masivas de la plataforma, o la tienda empezará a rechazarlas en plena temporada alta.

Cómo se hace una integración que no falla

La diferencia entre una integración que funciona y una que da problemas está en lo que pasa cuando algo sale mal. El ERP puede estar parado por una actualización, un pedido puede llegar con un dato que el ERP no acepta o el mismo aviso puede llegar dos veces. Una integración bien diseñada resuelve esos casos desde el diseño, en este orden:

Inventario de datos. Qué se sincroniza, en qué dirección, con qué frecuencia y qué sistema manda en caso de conflicto.
Mapeo de campos. Cómo se corresponden productos, impuestos, formas de pago, transportistas y estados de pedido entre los dos sistemas.
Gestión de errores. Qué pasa si el ERP no responde o un pedido llega con un dato inválido. La integración reintenta, registra el intento y avisa a una persona si no lo consigue.
Idempotencia. Si el mismo pedido llega dos veces, la integración lo reconoce por su identificador y no lo duplica en el ERP.
Pruebas con datos reales. Pedidos con descuentos, devoluciones, envíos parciales y clientes extranjeros, que es donde aparecen los problemas.
Monitorización. Un panel o un aviso por correo cuando algo se queda sin sincronizar, con el detalle suficiente para resolverlo sin investigar desde cero.

Ejemplo

Un sábado por la noche el ERP de una tienda de material deportivo se reinicia para actualizarse. Durante esa hora entran 35 pedidos. La integración los guarda en una cola, reintenta cada cinco minutos y los envía todos cuando el ERP vuelve. Uno de ellos lleva un código postal de Canarias que el ERP no tenía configurado. Ese pedido queda apartado con su motivo y el lunes la persona de administración recibe un aviso con el enlace al pedido.

Los casos fiscales que más se olvidan

Los impuestos son la fuente de errores más cara, porque un pedido mal registrado puede acabar en una factura incorrecta. La integración tiene que llevar al ERP el tipo de impuesto aplicado en cada línea y no recalcularlo por su cuenta. Los casos que más se olvidan son estos:

Canarias, Ceuta y Melilla. Las ventas a estos territorios no llevan IVA español. En Canarias se aplica el IGIC y en Ceuta y Melilla el IPSI, con sus propias reglas.
Recargo de equivalencia. Los clientes minoristas acogidos a este régimen pagan un recargo además del IVA. La factura tiene que mostrar ese recargo en una línea propia.
Ventas a otros países de la UE. Cuando las ventas a distancia a consumidores de otros países superan 10.000 euros al año, se aplica el IVA del país del comprador y se declara mediante la ventanilla única.
Clientes profesionales de la UE. Una venta a una empresa de otro país con NIF intracomunitario válido va sin IVA y con inversión del sujeto pasivo.

La factura electrónica entra en la ecuación

La integración entre tienda y ERP es también el momento de preparar la facturación para las nuevas obligaciones. Con Verifactu y la factura electrónica entre empresas, las facturas deberán cumplir formatos y registros concretos. Si tu ERP ya está adaptado, la tienda solo tiene que enviarle los pedidos correctamente. Si no lo está, conviene planificar las dos adaptaciones a la vez. Lo explicamos en Verifactu en 2027 y en la factura electrónica obligatoria.

Mantenimiento y coste a lo largo del tiempo

Una integración no termina el día que se pone en marcha. Las plataformas cambian sus API varias veces al año y retiran las versiones antiguas con algunos meses de aviso. El ERP se actualiza y a veces cambia el formato de un campo. El negocio también cambia: llega un almacén nuevo, una tarifa para distribuidores o un marketplace como canal de venta. Cada uno de esos cambios exige tocar la integración.

Por eso conviene presupuestar el mantenimiento desde el principio. En una integración a medida suele bastar con unas horas al mes para vigilar los avisos, aplicar las actualizaciones de las API y atender los pedidos que fallan. En un conector comercial el mantenimiento lo hace el fabricante, a cambio de una cuota y de depender de su calendario. En las plataformas de automatización lo hace quien construyó los flujos, que muchas veces es alguien de la propia empresa sin tiempo asignado para ello.

El coste total de una integración es la suma del desarrollo, del uso de las plataformas y de ese mantenimiento durante varios años. Comparar opciones solo por el precio de puesta en marcha suele llevar a la opción que más cuesta a los dos o tres años. Lo explicamos con más detalle en cuánto cuesta un software a medida.

Errores frecuentes

Sincronizar el stock solo una vez al día y vender lo que ya no hay.
No definir qué sistema manda cuando un precio cambia en los dos sitios.
Recalcular los impuestos en la integración en lugar de llevar al ERP los que se cobraron en la tienda.
Crear un cliente nuevo en el ERP con cada pedido en vez de reconocer a los que ya existen.
No dejar registro de cada sincronización y tener que investigar cada error desde cero.
Probar solo con pedidos sencillos y descubrir los casos difíciles en plena campaña de Navidad.

Lista de comprobación

Antes de dar por terminada una integración, o para revisar una que ya funciona, comprueba que puedes responder sí a cada punto. Un no en cualquiera de ellos señala dónde aparecerá el próximo problema, normalmente en el peor momento de la temporada:

¿Está escrito qué sistema manda en cada dato?
¿Se sincroniza el stock en minutos y no en horas?
¿Un pedido duplicado se detecta y no se crea dos veces?
¿Hay un aviso cuando un pedido no llega al ERP?
¿Se han probado devoluciones, envíos parciales y ventas fuera de la península?
¿Puede una persona ver el historial de sincronizaciones de un pedido concreto?

Consejo

Pide al proveedor una demostración con un pedido que falla a propósito. Ver cómo reacciona la integración a un error dice más de su calidad que cualquier pedido que sale bien.

En resumen

Integrar el ERP con la tienda online elimina trabajo manual y errores de stock y facturación. Empieza por pedidos y stock y elige entre conector, automatización o desarrollo según tu volumen y tus reglas. Decide qué sistema manda en cada dato y cuida los impuestos de cada pedido. La gestión de errores es la parte que más se olvida y la que más problemas evita. Si necesitas conectar tus sistemas, en nuestro servicio de integraciones y APIs te contamos cómo trabajamos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda una integración entre ERP y tienda online?

Un conector ya hecho puede quedar funcionando en días si el negocio encaja en sus casos. Una integración a medida de pedidos y stock entre un ERP con API documentada y Shopify o WooCommerce suele llevar entre cuatro y ocho semanas, incluidas las pruebas con pedidos reales. Los plazos se alargan cuando el ERP es antiguo, no tiene API o hay que sincronizar tarifas por cliente y varios almacenes.

¿Qué hago si mi ERP no tiene API?

Hay alternativas. Algunos programas antiguos permiten importar y exportar ficheros en carpetas que la integración puede leer y escribir de forma programada. Otros permiten acceder a su base de datos con cuidado y con permiso del fabricante. Si ninguna opción es fiable, puede ser el momento de valorar un cambio de ERP, porque la falta de API también limitará otras integraciones futuras.

¿Con qué frecuencia debe sincronizarse el stock?

Lo ideal es en tiempo real o cada pocos minutos. Las plataformas como Shopify y WooCommerce avisan de cada pedido con un webhook. Con ese aviso el ERP descuenta el stock en el momento. En sentido contrario, el ERP envía los cambios de stock de las compras, devoluciones o ventas en tienda física. Sincronizar una vez al día es la causa más habitual de vender productos agotados.

¿Qué sistema debe mandar si un precio cambia en los dos?

Hay que decidirlo antes de empezar y dejarlo escrito. Lo habitual es que el ERP sea la fuente de verdad de precios y tarifas y que la tienda nunca los modifique. Si el equipo de marketing necesita poner precios promocionales en la tienda, la integración debe saber que esos precios son temporales y no devolverlos al ERP.

¿La integración ayuda con Verifactu y la factura electrónica?

Sí. Si el ERP ya cumple Verifactu y emite facturas electrónicas, la tienda solo tiene que enviarle los pedidos con los datos fiscales correctos para que la factura salga del ERP. Si la tienda emite sus propias facturas, también tendrá que cumplir Verifactu. Concentrar la facturación en un único sistema adaptado simplifica mucho las dos obligaciones.

¿Qué pasa con las ventas a otros países de la UE?

Desde julio de 2021, cuando las ventas a distancia a consumidores de otros países de la UE superan 10.000 euros al año en total, se aplica el IVA del país del comprador. La ventanilla única (OSS) permite declararlo todo desde España. La integración tiene que llevar al ERP el país de destino y el tipo de IVA aplicado en cada pedido para que la declaración cuadre.

Fuentes

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