Factura electrónica obligatoria entre empresas: calendario y cómo prepararse

Factura electrónica obligatoria en España: qué exigen la Ley Crea y Crece y el Real Decreto 238/2026, fechas, formato UBL, estados de pago y cómo adaptar tu software.

Equipo de Viuzi

17 de septiembre de 2026 · 14 min de lectura · Actualizado el 4 de octubre de 2026

Lo esencial

La Ley Crea y Crece obliga a que todas las facturas entre empresas y profesionales sean electrónicas y estructuradas; el Real Decreto 238/2026 desarrolla cómo.
Los plazos cuentan desde la orden ministerial de la solución pública de la Agencia Tributaria: 12 meses para quien facture más de 8 millones de euros y 24 meses para el resto.
El proyecto de orden fija su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Con esa fecha, las obligaciones empezarían el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028.
UBL es la sintaxis de referencia. Quien emita por una plataforma privada tendrá que mandar a la vez una copia fiel en UBL a la solución pública.
El destinatario tendrá que comunicar el rechazo, la fecha de vencimiento y la fecha del pago completo de cada factura, así que el cambio llega también a cuentas a pagar.

Las empresas españolas llevan años mandando sus facturas en PDF por correo electrónico. Esa costumbre tiene fecha de caducidad en las operaciones entre empresas. La Ley Crea y Crece obliga a que todas las facturas entre empresarios y profesionales sean electrónicas y estructuradas, de forma que el programa del cliente pueda leerlas sin que nadie teclee sus datos. El Real Decreto 238/2026 ya está aprobado y el calendario depende de una orden ministerial cuyo proyecto fija fechas concretas.

Al terminar de leer sabrás qué exige la norma, a quién afecta y desde cuándo. Verás también qué cambia en el programa con el que facturas y en el que recibe las facturas de tus proveedores. La última parte explica los pasos para una empresa que factura desde un software propio.

De dónde sale la obligación

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, modificó en su artículo 12 la Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información. Desde entonces, el artículo 2 bis de esa ley dice que todos los empresarios y profesionales deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.

El objetivo declarado tiene dos partes. La primera es digitalizar la relación entre empresas y reducir el coste de procesar facturas. La segunda es combatir la morosidad. Si cada factura viaja con su estado y su fecha de pago, la Administración puede medir los plazos reales de pago entre empresas y actuar contra quien pague tarde.

La ley necesitaba un reglamento que fijara los detalles técnicos. Ese reglamento es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril. Desarrolla el sistema español de factura electrónica, los requisitos de las plataformas que intercambian facturas, los estados de cada factura y la solución pública que gestiona la Agencia Tributaria.

El calendario y la orden ministerial

Que el real decreto esté en vigor no significa que ya haya que emitir facturas electrónicas. La aplicación efectiva queda condicionada a la orden del Ministerio de Hacienda que regula la solución pública de facturación electrónica. Los plazos empiezan a contar el día que esa orden entra en vigor.

Hacienda sometió el proyecto de orden a audiencia pública el 17 de abril de 2026. Ese proyecto fija su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Con esa fecha, el calendario queda así:

Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: 1 oct 2027
Resto de empresas y profesionales: 1 oct 2028
Estados de la factura para personas físicas: 1 oct 2029

El umbral de 8 millones se mide con el volumen de operaciones del año natural anterior, el mismo dato que se declara en el IVA. Una empresa que lo supere entra en el primer grupo aunque tenga pocos clientes empresariales.

Importante

Las fechas de la tabla salen del proyecto de orden. Si la orden definitiva se publica con otra fecha de entrada en vigor, todos los plazos se desplazan con ella. Comprueba el Boletín Oficial del Estado y la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de cerrar tu planificación.

El periodo de convivencia con el PDF

Durante los doce primeros meses en que una empresa del primer grupo esté obligada, sus facturas electrónicas tendrán que ir acompañadas de un PDF que garantice que las lee cualquier cliente. La medida existe porque en ese año la mayoría de las pymes todavía no estarán obligadas y puede que no tengan un programa capaz de leer el fichero estructurado.

Las personas físicas tienen más margen para los estados

Los autónomos y las entidades en régimen de atribución de rentas, como las comunidades de bienes, quedan en el grupo de 24 meses para emitir y recibir facturas electrónicas. La obligación de informar sobre los estados de la factura se les aplica a los 36 meses de la orden. Las plataformas privadas de intercambio tienen que cumplir sus obligaciones propias a los 12 meses de la orden, antes que la mayoría de sus clientes.

A quién afecta y qué operaciones cubre

Afecta a todos los empresarios y profesionales establecidos en España que facturan a otros empresarios y profesionales, sea cual sea su sector. El tamaño de la empresa solo cambia la fecha en que empieza la obligación, según el umbral de 8 millones de euros de volumen de operaciones.

Las ventas a consumidores finales quedan fuera de esta obligación. Una tienda online que vende a particulares seguirá emitiendo facturas o tiques como hasta ahora. El programa que los emite sí tendrá que cumplir Verifactu. Si esa misma tienda vende también a empresas, las facturas a empresas sí entran en el sistema.

Las facturas a las administraciones públicas ya eran electrónicas desde 2015 a través de FACe y de los puntos generales de entrada de cada comunidad. Ese circuito no desaparece. Lo que cambia es que el resto de las relaciones entre empresas pasa a funcionar de una forma parecida.

Cómo funciona el sistema español de factura electrónica

El sistema combina dos vías que pueden usarse por separado o a la vez. Una empresa puede emitir y recibir sus facturas a través de una plataforma privada de intercambio, a través de la solución pública de la Agencia Tributaria o con una mezcla de ambas. Las plataformas tienen la obligación de ser interoperables entre sí y con la solución pública, de modo que una factura emitida por una vía llegue al cliente que usa otra.

La solución pública de la Agencia Tributaria

La solución pública es gratuita y cumple tres funciones según el proyecto de orden:

Emisión. Un formulario en la sede electrónica permite generar facturas una a una. Está pensado para quien factura poco y no tiene programa propio.
Interconexión. Unos servicios web permiten enviar y recibir facturas de forma automática desde un programa de facturación o desde una plataforma privada.
Repositorio. Recibe las copias fieles de las facturas emitidas por otras vías y la información sobre su pago. Desde él, cada destinatario puede recuperar en cualquier momento las facturas que ha recibido.

Cada factura del sistema tiene un código único formado por el NIF del emisor, la serie y el número de la factura y su fecha de expedición. Ese código es el que permite enlazar después el rechazo o el pago con la factura correcta.

Formato: UBL y la norma europea EN 16931

Una factura electrónica estructurada es un fichero con los datos ordenados según un modelo semántico común. El modelo es el de la norma europea EN 16931, que define qué datos tiene una factura y qué significa cada uno. La sintaxis es la forma concreta de escribir ese modelo en un fichero, y la de referencia en el sistema español es UBL, Universal Business Language, por ser la más extendida de las dos que admite la directiva europea de facturación electrónica en la contratación pública.

Las plataformas privadas pueden seguir intercambiando facturas en otras sintaxis entre sus clientes. Cuando no usan la solución pública para emitir, tienen que mandarle simultáneamente una copia fiel de cada factura en UBL. Las facturas que se emiten o se intercambian a través de la propia solución pública quedan a disposición de la Administración en el momento y no necesitan copia.

Concepto	PDF por correo	Factura electrónica estructurada
Qué es	Una imagen de la factura	Un fichero con los datos en un modelo común
Quién la procesa	Una persona que la lee y la teclea	El programa del cliente, de forma automática
Formato	Libre	EN 16931 con sintaxis UBL u otra admitida
Envío	Correo electrónico	Plataforma privada o solución pública
Seguimiento	Ninguno	Aceptación, rechazo y pago de cada factura

Los estados de la factura y la comunicación de pagos

Esta es la parte que más cambia el trabajo diario. El destinatario de la factura tiene que informar al emisor de la aceptación o el rechazo comercial con su fecha. También le informa del pago efectivo completo. A la solución pública tiene que comunicarle el rechazo, la fecha de vencimiento del plazo de pago y la fecha del pago completo. Puede informar también de la fecha en que recibió la mercancía, el servicio o la factura cuando sea relevante para calcular el plazo legal de pago.

El emisor puede comunicar por su parte el cobro o el impago. También puede señalar diferencias respecto a las fechas que comunicó su cliente. Con estos datos la Administración conocerá el periodo medio de pago de cada empresa sin depender de encuestas ni de denuncias. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija el plazo de pago entre empresas en 30 días desde la entrega, ampliables por acuerdo hasta un máximo de 60.

Ejemplo

Una distribuidora recibe el 3 de marzo una factura de su transportista con vencimiento el 2 de abril. Su programa la importa sin teclear nada, la cuadra con el albarán y la marca como aceptada. El transportista recibe esa aceptación en su propio programa. Cuando tesorería paga el 30 de marzo, el programa comunica a la solución pública la fecha de vencimiento y la del pago. Si la factura tuviera un precio equivocado, el programa la rechazaría y el transportista vería el motivo sin esperar una llamada.

Qué cambia en tu programa de facturación

La adaptación toca cuatro áreas del sistema de facturación. En un programa comercial las resolverá el fabricante con sus actualizaciones. En un software a medida hay que construirlas dentro de la aplicación o integrarlas con un servicio externo que ya las resuelva.

Generar el fichero. El programa tiene que producir cada factura en UBL conforme a EN 16931, con todos los datos obligatorios y con el código único.
Enviar y recibir. Hace falta una conexión con una plataforma privada o con los servicios web de la solución pública, con reintentos y con el tratamiento de las respuestas de validación.
Importar facturas recibidas. Las facturas de los proveedores llegan como ficheros que hay que leer, validar y convertir en asientos o en facturas de compra sin teclear.
Gestionar estados. El programa tiene que registrar el estado de cada factura recibida, desde la aceptación o el rechazo hasta el pago. Cada cambio se comunica al emisor y a la solución pública.

Los datos maestros merecen un apartado propio. Una factura estructurada no admite un NIF mal escrito, una dirección incompleta o un código de impuesto ambiguo, porque la validación de la plataforma la rechaza. Las empresas que llevan años facturando con datos de clientes heredados suelen tener que depurarlos antes de poder emitir.

Cómo prepararse paso a paso

La fecha más cercana es la del primer grupo, en octubre de 2027 según el proyecto de orden. Un plan razonable empieza un año antes para tener margen en las pruebas con clientes y proveedores reales, que es la fase que más se alarga.

Inventario de puntos de facturación. Lista todos los sitios desde donde salen facturas a empresas: el ERP, la tienda online con ventas a profesionales, un portal de clientes, una aplicación de técnicos o un proceso que factura cuotas cada mes.
Inventario de facturas recibidas. Mide cuántas facturas de proveedores recibes al mes, por qué canal llegan y quién las teclea. Ahí está la mayor parte del ahorro.
Decisión de canal. Elige entre una plataforma privada, la solución pública o una combinación. Una empresa con mucho volumen suele preferir una plataforma con servicios añadidos; una con pocas facturas puede bastarle con la solución pública.
Depuración de datos maestros. Revisa NIF, razones sociales, direcciones y condiciones de pago de clientes y proveedores antes de la primera emisión.
Desarrollo e integración. Adapta el programa propio o conecta tu sistema con la plataforma elegida. Incluye la gestión de estados y de pagos desde el principio.
Pruebas reales. Prueba con tus diez clientes y proveedores más frecuentes, con facturas rectificativas, rechazos y pagos parciales.

Consejo

Aborda Verifactu y la factura electrónica en el mismo proyecto. Las dos obligaciones tocan el módulo de facturación, los datos maestros y las integraciones. Hacerlas por separado obliga a probar dos veces lo mismo.

Ventajas que justifican adelantarse

La factura electrónica tiene un beneficio directo además de cumplir la ley. Una empresa que recibe doscientas facturas al mes y dedica tres minutos a teclear cada una gasta diez horas mensuales solo en transcribir datos, sin contar los errores. Con facturas estructuradas esas horas se dedican a revisar excepciones.

Los cobros también se aceleran. Una factura que entra directamente en el programa del cliente y queda aceptada en el sistema tiene menos excusas para retrasarse. La comunicación de pagos deja constancia de la fecha real en que se pagó cada factura.

Hay además una ventaja de calendario. Las empresas que adapten su sistema antes de la fecha podrán probar con clientes que también se adelantan y llegarán con el proceso rodado. Las que esperen al último trimestre competirán por la atención de los mismos proveedores de software y consultores.

Factura electrónica y Verifactu

Son dos obligaciones distintas que se complementan. Verifactu regula cómo registra y conserva las facturas tu programa para que no puedan alterarse sin dejar rastro, y se aplica a todas las facturas, también a las de consumidores. La factura electrónica regula el formato en que se envían y se reciben entre empresas. Regula también la comunicación de su estado y de su pago. Un mismo sistema de facturación tendrá que cumplir ambas, con fechas que en 2027 coinciden casi en el tiempo. Lo explicamos en Verifactu en 2027.

Si facturas desde un software a medida

Si tu empresa emite facturas desde un ERP propio o una aplicación desarrollada a medida, la adaptación es responsabilidad de quien mantiene ese software. Hay dos caminos habituales. El primero es incorporar al sistema la generación de UBL, la conexión con la plataforma y la gestión de estados. El segundo es delegar la facturación en un programa comercial que ya lo resuelva y conectarlo con tu aplicación mediante su API.

La elección depende de cuánto valor aporta el módulo de facturación propio. Si la facturación es una pieza central del negocio, con reglas de precios o de agrupación que ningún programa estándar cubre, conviene adaptarla dentro. Si es una pieza más, integrar un programa del mercado suele ser más barato y deja el mantenimiento normativo en manos del fabricante. En integrar el ERP con la tienda online contamos cómo se diseñan estas integraciones.

En resumen

La factura electrónica será obligatoria entre empresas por fases, contadas desde la orden ministerial de la solución pública. Según el proyecto de orden, el 1 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros y el 1 de octubre de 2028 para el resto. El cambio llega a la emisión, a la recepción y a la comunicación de pagos. Revisa tu programa, identifica todos los puntos de emisión, depura los datos maestros y aborda la adaptación junto a Verifactu. En nuestro servicio de integraciones y APIs adaptamos y conectamos sistemas de facturación existentes.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?

Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria. Son 12 meses para las empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año anterior y 24 meses para el resto. El proyecto de orden prevé entrar en vigor el 1 de octubre de 2026, con lo que las fechas serían el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028. Hasta que la orden definitiva salga en el BOE, conviene tomar esas fechas como orientativas.

¿Los autónomos también tienen que emitir factura electrónica?

Sí, cuando facturan a otras empresas o profesionales. Entran en el segundo grupo, con un plazo de 24 meses desde la orden. La obligación de informar sobre los estados de la factura se retrasa para las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas, como las comunidades de bienes, hasta los 36 meses.

¿Sigue valiendo enviar la factura en PDF por correo?

Entre empresas obligadas, no. Un PDF es una imagen de la factura. La norma pide un fichero estructurado conforme a la norma europea EN 16931 que el programa del cliente pueda leer sin intervención humana. Durante los primeros 12 meses, las empresas del primer grupo acompañarán la factura electrónica de un PDF para que la lean los clientes que aún no estén obligados.

¿Afecta a las facturas a consumidores finales?

No. La obligación cubre las operaciones entre empresarios y profesionales. Las ventas a particulares siguen con las reglas generales de facturación. El programa que emite esas facturas sí tiene que cumplir Verifactu.

¿Cuánto cuesta usar la solución pública de la Agencia Tributaria?

Nada. La Ley 56/2007 y el Real Decreto 238/2026 establecen que el acceso a la solución pública y sus distintos usos son gratuitos para los usuarios. Sirve para emitir facturas desde un formulario de la sede electrónica, para intercambiarlas mediante servicios web y como repositorio donde llegan las copias y la información de pagos.

¿Qué relación tiene con Verifactu?

Son obligaciones distintas que recaen sobre el mismo sistema. Verifactu regula cómo registra y conserva las facturas tu programa para que no puedan alterarse. La factura electrónica regula el formato en que se envían y reciben entre empresas. Regula también la comunicación de su estado y de su pago. Conviene planificar las dos adaptaciones en un mismo proyecto, porque tocan el mismo módulo y los mismos datos.

Fuentes

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