Cuánto cuesta un software a medida: qué sube y qué baja el presupuesto
Cuánto cuesta un software a medida en España: los factores que fijan el precio, cómo leer un presupuesto y cómo evitar los sobrecostes más habituales.
«¿Cuánto cuesta una aplicación?» es la primera pregunta de casi cualquier empresa que se plantea un software propio. Sin conocer el proyecto es también la más difícil de responder. En España hay desarrollos a medida de pocos miles de euros y otros que superan los cien mil. La mayor parte de esa diferencia la explica lo que hay que construir, más que la tarifa del proveedor. Entender qué mueve el precio te permite pedir presupuestos comparables y negociar con criterio.
Al terminar de leer sabrás cómo se calcula una cifra, qué factores la suben, qué debe incluir un presupuesto que te proteja, qué costes llegan después del lanzamiento y cómo trata Hacienda la inversión. Hay un ejemplo con números para que cada concepto tenga un valor concreto.
El precio sale de las horas, y las horas del alcance
Un presupuesto de software a medida casi siempre se calcula igual. El equipo estima cuántas horas de trabajo necesita cada parte del proyecto y las multiplica por la tarifa de cada perfil: desarrollo, diseño, gestión del proyecto y pruebas. Por eso dos proveedores con tarifas parecidas pueden darte cifras muy distintas cuando cada uno ha entendido un alcance diferente.
La forma más fiable de comparar es pedir el presupuesto desglosado por fases y funcionalidades, con las horas de cada una. Así ves qué incluye cada propuesta y dónde está la diferencia.
Por qué la estimación mejora con el tiempo
Al principio de un proyecto nadie sabe con exactitud cuántas horas llevará, porque faltan decisiones por tomar. Una estimación hecha con una conversación de media hora puede desviarse mucho. La misma estimación hecha después de una fase de descubrimiento, con las pantallas dibujadas y las integraciones revisadas, se acerca bastante a la realidad. Por eso los proveedores serios proponen primero una fase de descubrimiento con precio propio y cierran el precio del desarrollo después.
Un ejemplo con números
Para ver cómo se forma la cifra, tomemos un proyecto pequeño y concreto: una web de cita previa para una clínica dental, con reserva en línea, recordatorios por correo y un panel para la recepción. Suponemos una tarifa media de 45 € por hora para todo el equipo. Las tarifas reales varían según el proveedor, la ciudad y la experiencia de cada perfil.
| Fase | Horas estimadas | Importe sin IVA |
|---|---|---|
| Descubrimiento y alcance | 16 | 720 € |
| Diseño de pantallas | 24 | 1.080 € |
| Desarrollo de la reserva, los recordatorios y el panel | 80 | 3.600 € |
| Pruebas y correcciones | 20 | 900 € |
| Puesta en producción y formación | 8 | 360 € |
| Total | 148 | 6.660 € |
Con el 21 % de IVA, el total queda en 8.058,60 €. Si la clínica pidiera además una app para iOS y Android, pagos con tarjeta y la conexión con su programa de gestión, cada pieza sumaría sus propias horas de diseño, desarrollo y pruebas. Con esas tres piezas la cifra podría duplicarse, calculada con el mismo método de horas por fase multiplicadas por la tarifa.
- Horas del ejemplo
- 148 h
- Importe sin IVA
- 6.660 €
- IVA general
- 21 %
Los seis factores que más pesan
Número de pantallas y de tipos de usuario
No cuesta lo mismo una aplicación con un solo tipo de usuario que una con clientes, empleados y administradores, cada uno con sus permisos y sus pantallas. Cada perfil multiplica formularios, listados y casos que probar.
Plataformas
Una aplicación web, una app para iOS y otra para Android son, en parte, tres productos. Las tecnologías multiplataforma reducen el coste sin llegar a dividirlo entre tres. En app nativa, híbrida o web progresiva explicamos cuándo conviene cada opción.
Integraciones con otros sistemas
Conectar con tu ERP, tu programa de facturación, una pasarela de pago o la tienda online suele ser la parte más imprevisible del proyecto, porque depende de cómo esté construido el otro sistema. Un proveedor serio revisa la documentación de esas integraciones antes de dar el precio. Lo contamos en integrar el ERP con la tienda online.
Requisitos legales y de seguridad
El RGPD, Verifactu, la factura electrónica o la firma de documentos añaden trabajo de diseño, desarrollo y pruebas. No son opcionales y conviene que figuren en el presupuesto desde el principio. Descubrir a mitad del proyecto que el software emite facturas y tiene que cumplir Verifactu es uno de los sobrecostes más frecuentes.
Diseño y experiencia de usuario
Usar un sistema de diseño ya hecho es más económico que crear una identidad visual completa. Si la aplicación la van a usar tus clientes, invertir en diseño suele compensar. Si es una herramienta interna, puede bastar con algo sencillo y claro.
Migración de datos
Pasar años de información de hojas de cálculo o de un programa antiguo al nuevo sistema lleva tiempo, porque hay que limpiar los datos, convertirlos y comprobar que no se pierde ningún registro. La migración suele ensayarse varias veces antes de la definitiva.
Ejemplo
Una gestoría quiere pasar 12 años de expedientes de una hoja de cálculo compartida a su nueva aplicación. Al revisar los datos aparecen 400 clientes duplicados con el NIF escrito de formas distintas, fechas en tres formatos y columnas que cambiaron de significado en 2019. La migración, presupuestada en dos días, necesita una semana de limpieza con la ayuda de la propia gestoría.
Qué incluye un buen presupuesto
Un presupuesto que te protege deja por escrito qué se construye, cuándo y en qué condiciones. Cuanto más concreto es, menos margen queda para discusiones a mitad del proyecto sobre si algo estaba incluido o no. Los siete apartados que debería tener como mínimo son los siguientes:
- Alcance por fases, con las funcionalidades de cada una y lo que queda fuera.
- Plazo de cada fase y fecha prevista de cada entrega.
- Precio cerrado por fase, con el IVA indicado aparte.
- Supuestos: lo que el proveedor da por hecho, como que tu ERP tiene API o que tú aportas los textos.
- Garantía tras la entrega y condiciones del mantenimiento posterior.
- Propiedad del código y de la documentación, con la cesión de derechos por escrito.
- Calendario de pagos ligado a las entregas de cada fase.
Si falta alguno, pregunta. Las sorpresas de un proyecto casi siempre nacen en un supuesto que nadie escribió.
Importante
La cesión de la propiedad del código tiene que constar por escrito. Según la Ley de Propiedad Intelectual, una cesión que no fija plazo queda limitada a cinco años. Una que no fija territorio queda limitada al país donde se firma. Pide que el contrato ceda en exclusiva los derechos de explotación para todo el mundo y por el máximo tiempo legal.
Precio cerrado o por horas
El desarrollo se suele contratar de una de estas maneras. Con precio cerrado, el proveedor se compromete a entregar un alcance definido por un importe fijo. Es la opción más segura cuando sabes lo que quieres. Con bolsa de horas o equipo dedicado, pagas el tiempo de trabajo y decides las prioridades sobre la marcha. Encaja mejor con productos que evolucionan cada mes.
| Modalidad | Cuándo encaja | Riesgo para el cliente |
|---|---|---|
| Precio cerrado por fases | Alcance definido, primer proyecto | Bajo, si el alcance está bien escrito |
| Bolsa de horas | Mejoras y mantenimiento | Medio, depende del control de horas |
| Equipo dedicado | Producto que evoluciona cada mes | Medio, se paga capacidad y no entregables |
Para un primer proyecto, el precio cerrado por fases suele ser la mejor elección. Limita el riesgo y obliga a las dos partes a definir bien qué se construye.
Cómo evitar que el proyecto se encarezca
Los sobrecostes rara vez llegan de golpe. Suelen ser la suma de pequeños cambios que nadie presupuestó, de esperas y de decisiones que se rehacen. Estos cinco hábitos los mantienen a raya desde la primera semana del proyecto, tanto por parte del proveedor como por la tuya:
- Empieza por un producto mínimo y deja para una segunda fase lo que no es imprescindible para lanzar. Lo contamos en qué es un MVP y cómo lanzarlo.
- Revisa cada entrega en un entorno de pruebas. Un error detectado a las dos semanas cuesta mucho menos que uno descubierto al final.
- Pide por escrito el impacto de cada cambio en plazo y precio antes de aprobarlo.
- Nombra a una sola persona que decida por parte de tu empresa. Las decisiones contradictorias de varias personas se pagan en horas de rehacer trabajo.
- Prepara a tiempo lo que te toca aportar, como textos, datos de prueba o accesos a otros sistemas. Las horas de un equipo que espera esos materiales también acaban en la factura.
Los costes que llegan después del lanzamiento
El desarrollo no es el único gasto. Un software en producción tiene costes recurrentes desde el primer día, y muchas comparaciones de presupuestos los olvidan porque no aparecen en la oferta de desarrollo. Hay cuatro partidas que se repiten cada año y que conviene sumar al comparar ofertas:
- Alojamiento en la nube. Servidores, base de datos, copias de seguridad y dominio. En una aplicación de empresa con uso moderado suele ser una cuota mensual pequeña comparada con el desarrollo.
- Servicios externos. Correo transaccional, mapas, pagos, mensajes SMS o modelos de inteligencia artificial, que se pagan por uso.
- Mantenimiento. Actualizaciones de seguridad, corrección de errores y adaptación a cambios de los sistemas conectados o de la normativa.
- Evolución. Funcionalidades nuevas que el negocio pide con el uso. Es la partida más variable y la única que la empresa decide cada año.
Pregunta a cada proveedor cuánto supondrían en un año. Es la forma de comparar el coste real, porque un desarrollo barato con un mantenimiento caro puede salir peor a los tres años que uno más caro con un mantenimiento razonable.
Ayudas y formas de repartir la inversión
Una pyme no tiene por qué pagar todo el proyecto de una vez. La forma más habitual de repartir el esfuerzo es dividirlo en fases con un pago ligado a la entrega de cada una. Así cada pago corresponde a algo que ya funciona y que puedes probar, y si el proyecto se detiene después de una fase, lo pagado no se pierde.
Las administraciones públicas convocan periódicamente ayudas para la digitalización de las empresas, tanto estatales como autonómicas. Algunas de esas convocatorias cubren desarrollos a medida. Sus condiciones y plazos cambian con cada convocatoria, así que conviene consultarlas en el momento de plantear el proyecto, con la ayuda de la asesoría o de la cámara de comercio. Si el proyecto incluye innovación tecnológica real, la normativa del Impuesto sobre Sociedades contempla además deducciones por actividades de investigación, desarrollo e innovación, con requisitos de documentación específicos.
Cómo trata Hacienda la inversión
Para una sociedad, un software a medida es una inversión y no un gasto del año. Se registra como inmovilizado intangible y se amortiza a lo largo de su vida útil. La tabla de coeficientes de la Ley del Impuesto sobre Sociedades fija para los sistemas y programas informáticos un coeficiente máximo del 33 % anual y un periodo máximo de seis años. El IVA del proyecto, al tipo general del 21 %, es deducible para una empresa que realiza operaciones sujetas a IVA. El mantenimiento y los servicios externos, en cambio, son gasto del ejercicio en que se pagan.
Consejo
Habla con tu asesoría antes de firmar. El calendario de pagos y la fecha de puesta en marcha influyen en el ejercicio en que empieza la amortización. A veces conviene ajustarlos al cierre fiscal de la empresa.
En resumen
El precio de un software a medida depende del alcance, las plataformas, las integraciones y los requisitos legales, mucho más que de la tarifa. Pide presupuestos desglosados por fases, con los supuestos y la cesión de la propiedad del código por escrito. Suma los costes de los años siguientes antes de comparar. Empieza siempre por lo imprescindible. Si quieres un presupuesto así para tu proyecto, envíanos tu solicitud y lo preparamos cerrado, por fases y sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una aplicación sencilla?
Una web de cita previa con reservas en línea, recordatorios y un panel para la recepción puede rondar las 150 horas de trabajo entre descubrimiento, diseño, desarrollo, pruebas y puesta en marcha. El importe final depende de la tarifa del proveedor. Cada plataforma adicional, integración o requisito legal suma sus propias horas de diseño, desarrollo y pruebas.
¿Por qué dos presupuestos para lo mismo son tan distintos?
Casi siempre porque cada proveedor ha entendido un alcance diferente o ha dejado fuera cosas distintas, como la migración de datos, el alojamiento o las pruebas. La forma de comparar es pedir los dos presupuestos desglosados por fases y funcionalidades, con las horas de cada parte y los supuestos por escrito.
¿Cuánto cuesta mantener un software a medida?
Hay que sumar el alojamiento en la nube, los servicios externos como el correo o los pagos, el mantenimiento correctivo y preventivo y la evolución con funcionalidades nuevas. Las tres primeras partidas son bastante estables de un año a otro. La evolución depende de lo que la empresa quiera seguir añadiendo y conviene presupuestarla aparte.
¿Es mejor pagar por horas o un precio cerrado?
Para un primer proyecto con un alcance que se puede definir, el precio cerrado por fases da más seguridad. Para un producto que cambia cada mes según los datos de uso, una bolsa de horas o un equipo dedicado da más flexibilidad. Muchas empresas empiezan con precio cerrado para el MVP y pasan a un equipo dedicado cuando el producto ya funciona.
¿Cómo se contabiliza un software a medida?
Normalmente como inmovilizado intangible, que se amortiza a lo largo de su vida útil. A efectos del Impuesto sobre Sociedades, la tabla oficial permite amortizar los sistemas y programas informáticos con un coeficiente máximo del 33 % anual y en un periodo máximo de seis años. Conviene que tu asesoría confirme el tratamiento en tu caso concreto.
¿El presupuesto incluye el IVA?
Un presupuesto profesional indica el importe sin IVA y el IVA aparte. Los servicios de desarrollo de software tributan al tipo general del 21 %. Para una empresa o un autónomo que puede deducirse ese IVA, el coste real del proyecto es el importe sin impuesto.
Fuentes
Quién escribe
Equipo de Viuzi
El equipo de Viuzi diseña, construye y mantiene software a medida para pymes y empresas desde Málaga. Escribimos estas guías con lo que vemos cada semana en proyectos reales y revisamos los datos normativos contra su fuente oficial.
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